Nye funksjoner og forbedringer for deg som drifter klubben.
Gjestelista til et arrangement var én flat tabell sortert på navn, så skulle dere se hvor mange som hadde kjøpt hver billettype, måtte dere telle radene selv. Nå åpner lista sortert på billettype, med en overskrift per type og antallet i parentes, og navnene alfabetisk inne i hver bolk. Sorterer dere på navn eller et eget felt, er tabellen flat som før.
Feltet for når påmeldingen skal stenge tilbød bare frister før arrangementet begynner. For kurs og drop-in-timer, der noen kommer til underveis eller vil prøve en time først, var det for stivt – og den egendefinerte datovelgeren stoppet ved arrangementets sluttidspunkt. Nå kan dere velge at påmeldingen stenger ett døgn eller en uke etter start, eller sette en egen dato helt fram til et år etter at arrangementet begynte.
Skal dere bare ha et møte på nett, trenger dere ikke gå gjennom hele skjemaet for et vanlig arrangement. «Digitalt møte» har fått sin egen inngang under Nytt arrangement, og er nå tilgjengelig for alle som kan opprette arrangementer. Veiviseren spør om færre ting – resten settes opp for dere – og møtelenka legges inn underveis, slik at hver påmeldt får sin egen inngang i påmeldingsbekreftelsen og i kalenderoppføringen.
Meldte dere noen på et arrangement fra «Legg til deltaker», lovet dialogen at deltakeren får en bekreftelse på e-post. Bekreftelsen gikk i stedet til dere som meldte på, og deltakeren fikk aldri noe. Nå sendes den til e-postadressen dere skriver inn på deltakeren. Deltakeren fikk i tillegg to e-poster om samme påmelding, der den ene var langt enklere enn den andre – nå kommer det bare én, med klubbens eget utseende, og den sier hvem som meldte deg på, slik at ingen lurer på hvorfor de plutselig står på en liste. Melder noen seg på selv, er det fortsatt kjøperen som får kvitteringen – slik at en forelder som melder på barnet sitt beholder sin egen.
Skal arrangementet gå digitalt, kan dere nå legge inn møtelenka fra Teams, Meet, Zoom eller hva dere ellers bruker, under de avanserte innstillingene på arrangementet. Lenka legges aldri ut på den offentlige arrangementssiden. I stedet får hver påmeldt sin egen, personlige inngang i påmeldingsbekreftelsen og i kalenderoppføringen, og den slipper dem inn når møtet nærmer seg. Bytter dere møtelenke helt fram til start, virker den personlige inngangen fortsatt – dere slipper å sende ut noe på nytt.
Sendte dere en melding til arrangørene på et arrangement, ble den sendt som den skulle – men den var usynlig på arrangementssida nettopp for dem den var sendt til. Da så det ut som om meldingen aldri gikk ut, og flere skrev den på nytt. Nå finner arrangementssida arrangørene på samme måte som utsendingen gjør, så meldingen dukker opp der den skal.
Delte dere et arrangement med «Del»-knappen, laget knappen en adresse som manglet et ledd. Den som klikket fikk en tom side med topp og bunn og ingenting imellom – det så ut som om arrangementet var slettet. Nå bygges delingslenka på samme måte som resten av plattformen, så den åpner arrangementet slik den skal. Den samme feilen lå i «Gå til arrangementet» fra inngangen til et digitalt møte, og er rettet der også.
Kontaktpersonene fra arrangørgruppa ble alltid vist på arrangementssida, med navn og kontaktinformasjon. For et webinar eller et åpent arrangement er det sjelden noe arrangøren har bedt om. Nå kan dere slå dem av, og valget ligger sammen med de to andre vis/skjul-valgene – gjestelista og antall påmeldte – på Generelt-fanen, i stedet for gjemt bak «Vis avanserte innstillinger» et annet sted. Arrangementer dere allerede har laget ser ut akkurat som før til dere selv skrur noe av. Dere som administrerer arrangementet ser gjestelista uansett, nå tydelig merket «skjult for besøkende», så dere ser at valget virket.
La dere inn en oppmøtetid på en trening eller et arrangement, ble den lagret på datoen dere opprettet arrangementet i stedet for på datoen det faktisk går – og klokkeslettet ble forskjøvet et par timer. Lagde dere en hel treningsrekke, forskjøv tiden seg enda et hakk for hver økt. Nå lagres oppmøtet på riktig dag, med klokkeslettet dere skrev inn, slik at medlemmene ser riktig tidspunkt i «Mine kommende arrangement». Oppmøtetider som allerede var lagret feil, er rettet opp.
På arrangementssiden sto meldingene til deltakerne med kodene for automatiske verdier synlig i teksten – for eksempel der antall påmeldte skulle stått. Den samme meldingen viste riktig tall når den faktisk ble sendt, så oversikten og utsendingen så ulike ut. Nå fylles verdiene inn også i oversikten, slik at dere ser meldingen slik mottakeren får den. Samtidig har vis/skjul-knappen fått tekst og en pil som snur, og selve meldingsteksten er skilt tydeligere fra tittelen.
Valgene for kampkalender og turnering dukket opp også på nettsteder som ikke driver med idrett, der de ikke har noen funksjon. Det gjorde menyene lengre enn nødvendig og skapte tvil om hva som egentlig var i bruk. Nå vises de bare på nettsteder i idrettsnettverkene, slik at alle andre får en kortere og mer relevant meny.
Et arrangement har til nå bare vist når det starter og slutter. Nå kan dere bygge et program på arrangementet, der hver post har sin egen tid, tittel og sted – og valgfritt er et eget arrangement med egen påmelding. På arrangementssiden ser deltakerne programmet med hva som er neste post, hva som er gjennomført, og hva som eventuelt er avlyst. Arrangementer uten program ser ut akkurat som før.
Skulle dere skru påmelding av eller på for en hel rekke arrangementer, måtte hvert enkelt åpnes og endres. Nå kan dere velge flere om gangen i gruppas arrangementliste og sette påmeldingstypen på alle sammen. Arrangementer med registrerte betalinger hoppes over, og har noen allerede meldt seg på, sier vi ifra i stedet for å fjerne påmeldingene deres i det stille.
Henter dere terminlista inn i gruppas kalender, ble hver eneste kamp laget som et påmeldingsarrangement. For lag som bare vil ha kampene synlig i kalenderen ble det en lang rekke påmeldinger ingen svarte på. Nå velger dere på selve kampkilden hva som skal skje: ingen påmelding, vanlig påmelding, eller at alle i gruppa settes på automatisk. Valget gjelder kamper som hentes inn etterpå, så kamper folk allerede har svart på blir stående som de er.
Har dere skrevet en god påminnelse eller takkemelding til deltakerne, måtte den skrives på nytt for hvert eneste arrangement. Nå ligger det en «Gjenbruk melding»-knapp ved siden av «Ny melding» i kommunikasjonsfanen. Der finner dere meldingene fra dette arrangementet og fra de andre arrangementene deres, med søk, og kan kopiere den dere vil bruke om igjen. Kopien legger seg alltid som et utkast, slik at dere rekker å lese over og sette sendetidspunktet før noe går ut.
På den offentlige arrangementssiden ble billettabellen sortert etter pris. En gratis lagleder- eller frivilligbillett havnet derfor alltid øverst, mens den ordinære prisen kom lenger ned – selv om dere hadde satt en annen rekkefølge. Nå følger tabellen rekkefølgen dere selv har bestemt, den samme som påmeldingen alltid har brukt. Arrangementer der rekkefølgen aldri er satt, ser ut nøyaktig som før.
Kommunikasjonsfanen på et arrangement kunne bare treffe de påmeldte. Nå kan dere også velge arrangørene, de foresatte, og enkeltpersoner dere plukker ut selv — og på dugnad kan dere skille mellom dem som har tatt en vakt og dem som ikke har det. Før utsendingen ser dere hvor mange som faktisk får meldingen, slik at dere kan justere utvalget før noe går ut.
Fjernet du bildet du hadde lastet opp på et arrangement, gikk det ikke an å laste opp et nytt — feltet tok ikke imot flere filer, og du måtte forlate siden og starte om. Nå kan du laste opp på nytt med en gang. I bildebeskjæringen kan du i tillegg tilbakestille utsnittet, hvis du vil begynne på nytt med det samme bildet.
På den offentlige arrangementssiden kunne det stå «Gratis» øverst selv om arrangementet hadde billetter som koster penger. Det holdt at én av billettypene var gratis. Deltakere og foresatte kunne dermed tro at turen eller kurset var uten kostnad, og bli overrasket i påmeldingen. Nå står «Gratis» bare der arrangementet faktisk er gratis.
Den offentlige siden til et arrangement er bygget om. Øverst ligger et bilde i full bredde med det viktigste ved siden av, programmet vises som en tidslinje i stedet for én linje med klokkeslett, og stedet vises på kart rett på siden. Dere kan legge inn flere bilder i et galleri som besøkende kan bla i, og påmeldingskortet følger med når man scroller, slik at knappen alltid er innen rekkevidde. Nederst vises andre arrangementer hos dere som kort.
Varselet om nye påmeldinger gikk til alle som stod oppført som arrangementsadministratorer, uten at du kunne styre det. Nå setter du opp mottakerne selv på Påmelding-fanen i arrangementet: legg til deg selv eller administratorene med ett klikk, skriv inn en annen e-postadresse, eller fjern dem som ikke skal ha varselet. Står lista tom, forklarer panelet hvem varselet da faktisk går til. Panelet vises på arrangementer med betalt påmelding.
Lag og grupper kan nå koble seg til den offisielle terminlista, slik at kampene dukker opp som arrangementer på gruppa i stedet for å legges inn manuelt. Du søker opp klubben og laget, ser hvilke klubber som faktisk har en terminliste, og får kommende kamper – ikke bare historikk. Kampene holdes oppdatert videre, og hver kamp er merket med hvor den kommer fra. Koblingen settes opp fra Administrer-menyen på gruppa, eller rett fra «Nytt arrangement».
Lagde du et påmeldingsskjema fra en mal, kunne du ikke endre teksten på alternativene i en nedtrekksmeny – de sto låst slik malen hadde satt dem. Nå redigerer du hvert alternativ direkte i skjemaet. Samtidig er Publiser-fanen rettet: den forsvant tidligere så snart arrangementet var publisert, så du kom ikke tilbake til den for å gjøre endringer.
Tidligere fantes ingen måte å avlyse et arrangement på i den moderne flyten – det eneste alternativet var å slette det, og da forsvant det ut av kalenderen. Nå kan du avlyse i stedet: arrangementet blir stående, merket «Avlyst» og gjennomstreket i kalenderen og på den offentlige arrangementsiden, og påmeldingen stenges automatisk. De påmeldte får beskjed på e-post, og angrer du, åpner påmeldingen seg igjen av seg selv. Avlysningen utløser ingen refusjon – betalte billetter og avgifter må håndteres manuelt, og dialogen sier fra om det.
Et foreldremøte er et arrangement der det er de foresatte som skal møte, ikke barna. Nå kan du invitere de foresatte til medlemmene i gruppa direkte fra arrangementet. De som allerede bruker plattformen får invitasjonen som vanlig, mens foresatte uten profil får en e-post med ja- og nei-knapper de kan svare på med ett klikk, uten å logge inn. Oversikten viser hvem som har svart hva – og hvor mange du ikke har noen måte å nå fram til.
Nå kan du legge dugnadsvakter på et arrangement og la folk melde seg på selv, i stedet for å ringe rundt eller samle inn navn manuelt. Du bestemmer hvem som kan ta en vakt: påmeldte og inviterte deltakere, inviterte foresatte, eller alle innloggede. Foresatte uten egen profil kan velge vakt rett fra lenken i invitasjonen, helt uten å logge inn. Vaktene vises på arrangementssiden, og som arrangør kan du melde noen av en vakt igjen hvis planene endrer seg.
Sesongplanen, oppmøtet, de foresatte og dugnaden er nå fire deler av samme flyt, i stedet for fire steder å holde orden. Legger laglederen inn sesongen én gang, kommer øktene i kalenderen, oppmøtet føres rett på dem, og foresatte kan følges opp fra gruppa. Nytt denne uka er «Foresatte»-fanen, der du ser hvem som er foresatt i gruppa og kan sende beskjed til dem samlet — og dugnad, der du setter opp vaktene på et arrangement og folk melder seg på den vakta de kan ta. Det viktigste for laget: en foresatt uten egen profil kan både svare på invitasjonen og ta en dugnadsvakt rett fra lenken i e-posten, uten å opprette noe først.
Nå kan du legge til en deltaker og kreve betaling i samme operasjon, også når alle plassene er tatt. Tidligere måtte du først åpne en ekstra plass, og da rykket førstemann på ventelista automatisk opp – med det resultatet at feil person kom inn. Valget finnes både på ventelista, blant inviterte og for dem som har svart at de ikke deltar. Ventelista har i tillegg fått en statuskolonne som skiller dem som har rykket opp av seg selv fra dem du har lagt til manuelt.
Bytter en deltaker kurs eller parti, måtte du tidligere refundere påmeldingen og melde personen på det nye arrangementet manuelt. En betalt deltaker lot seg i praksis ikke fjerne i det hele tatt. Nå kan du flytte deltakeren direkte til et annet arrangement du selv er arrangør for, og plasstellingen oppdateres på begge arrangementene med én gang. Betalingen blir liggende på arrangementet der den faktisk skjedde, og både opprinnelig og nytt arrangement får et merke som viser at deltakeren er flyttet.
Hvert arrangement har nå sin egen gruppechat, slik at spørsmål og beskjeder samles ett sted i stedet for å spres over e-post og private meldinger. Chatten ligger som en egen fane på arrangementet og fungerer akkurat som gruppechatten dere kjenner fra før. Bare de som er påmeldt kan skrive, og arrangøren kan skru chatten av på det enkelte arrangementet.
Skal en deltaker over på en annen billettype – for eksempel fra full pris til søskenrabatt – kan du nå endre det direkte fra deltakerlista. Tidligere måtte deltakeren meldes av og deretter på igjen for å få riktig type. Plasstellingen på de to billettypene oppdateres med en gang, og endringen skjer innenfor det samme arrangementet.
Den offentlige arrangementsiden var lenge bare en tekstkolonne. Nå viser den hvor mange som kommer, med bilder av deltakerne, og hvem som er kontaktpersoner for arrangementet med rolle og kontaktinfo — så spørsmålet «hvem gir jeg beskjed til?» har et svar på selve siden. Deltakere kan melde sitt eget oppmøte med «Var du der?» etter at arrangementet har startet, og oppmøtetidspunktet vises endelig under Tid. Du kan også melde deg av eller ut av ventelista direkte fra siden, med en bekreftelse først.
Har du lagt inn treninger feil, slipper du å slette dem én etter én. På gruppas arrangementfane kan du gå i velg-modus, markere alle øktene som skal bort og fjerne dem samlet. Du kan samtidig flytte de påmeldte, inviterte og folk på venteliste over til riktig økt, slik at ingen mister plassen sin. Arrangementer der noen har betalt hoppes over, så en betalt påmelding aldri forsvinner ved et uhell.
Trenere og annet støtteapparat kan nå inviteres til et arrangement på samme måte som deltakere, og svarer ja eller nei selv. På deltakersiden finner du «Inviter støtteapparat», og du kan filtrere på hvilke roller som skal inviteres — for eksempel bare trenerne. Legger du inn en hel sesong i sesongplanleggeren, kan du huke av for å invitere kontaktpersonene til alle øktene i én operasjon; de får ett samlevarsel i stedet for ett per økt. Trenere og kontaktpersoner er merket i deltaker- og oppmøtelistene, så du ser alltid hvem som er støtteapparat.
Meldte noen seg av og det ikke var flere billetter igjen på påmeldingen, forsvant bekreftelsen helt — man satt igjen uten å vite om avmeldingen gikk gjennom. Kvitteringen vises nå uansett.
Ventelistefanen har fått en statuskolonne som sier hvorfor køen står stille — om arrangementet er utsolgt og venter på en ledig plass, eller om det finnes ledig plass slik at folk slippes inn automatisk. Over tabellen forklarer et banner forskjellen på å øke antall plasser og å bruke «Meld på»-knappen, som er en gratis overstyring. På deltakerlista ser du nå også om et ubetalt hold kommer fra automatisk ventelisteopprykk, som har kort frist, eller er laget av en administrator.
Hvert arrangement kan nå ha sin egen chat, på samme måte som gruppene har det. Alle som er påmeldt kommer rett inn i samtalen fra arrangementsiden, og arrangørens gruppeledere blir administratorer i den. Chatten er forbeholdt påmeldte deltakere — inviterte og folk på venteliste får den ikke før de har meldt seg på. Arrangøren kan skru chatten av for et arrangement, enten fra redigeringsfanen eller direkte fra chatsiden.
En tom sesongplan åpnet med førti blanke rader. Det var uoversiktlig på skjerm og nesten alt man så på mobil. Nå starter planleggeren med noen få rader, og en ny rad kommer så snart du skriver i den siste. «Dupliser uke» lager selv plassen den trenger, slik at kopier ikke lenger forsvinner når du dupliserer flere rader enn det er ledig plass til.
Ventelisten på et arrangement har fått en slett-knapp. Sto det noen der som har meldt fra at de ikke er aktuelle likevel, eller en påmelding som ble til ved en feil, kan du nå ta dem ut av listen. Slettingen er stille: verken den du fjerner eller de som rykker oppover i køen får beskjed om det. Dialogen sier tydelig fra om begge deler før du bekrefter.
Sesongplanleggeren er blitt langt raskere å bruke – både å fylle ut og å få sesongen ut til folk. Regnearket forstår nå hvordan du faktisk skriver: «1800» blir 18:00, «24.8» blir 24.08, «tir» gir neste tirsdag, og «+7» legger en uke til raden over. En ny rad arver tid, tittel og sted fra raden over, ukedagen vises foran datoen så en tastefeil er lett å oppdage, og med høyreklikk kan du duplisere en hel uke. Når du er ferdig, heter knappen «Opprett N arrangementer» og viser en oppsummering av innstillingene som gjelder for alle øktene – og arrangørgruppa er forhåndsvalgt som mottakere, slik at deltakerne får ett samlet varsel om at sesongen er lagt ut. Tidligere kunne en hel sesong bli opprettet uten at noen fikk beskjed. Gjestelista vises nå også på arrangementer som opprettes herfra, slik den skal.
På nettsteder med den nye toppmenyen førte «Nytt arrangement» under verktøy-ikonet ingen steder – lenken pekte på en side som ikke finnes, og du måtte finne veien til arrangementene selv. Nå åpner den valgdialogen som før, der du velger mellom et enkelt arrangement, et gjentagende arrangement eller sesongplanleggeren.
I appen kan du nå sende melding til deltakerne på et arrangement gjennom det samme meldingsvinduet som brukes for medlemmer i en gruppe. Du ser hvem som er valgt før du sender, og kan ta bort enkeltdeltakere. Alle som har svart – og de som ikke har svart – kommer med i utvalget, uten dubletter.
Oppmøte kan nå føres på selve arrangementet, ikke bare på gruppas faste økter. Er arrangementet stort – en samling, et uttak eller et klubbarrangement med mange påmeldte – får du en egen innsjekkliste med søk, sidevisning og hurtigvalg, i stedet for oppmøtematrisa som er laget for et lag på tjue. Lista samler både de påmeldte og medlemmene på arrangørsida, og du kan søke opp og sjekke inn noen som bare møter opp. Er økta likevel liten og lagseid, får du matrisa som før – systemet velger flata ut fra arrangementet, så du slipper å tenke på det.
Var det en feil i regnearket når du importerte en sesongplan, stoppet importen med en generisk feilmelding – men arrangementene fra radene før feilen var allerede opprettet. Prøvde du på nytt, kom det et nytt sett på toppen av de forrige. Nå kontrolleres hele regnearket først, ingenting opprettes før alt stemmer, og cellene som blokkerer importen markeres slik at du ser nøyaktig hvor feilen ligger. Samtidig er sluttdato og sluttid gjort valgfrie: lar du dem stå tomme, blir arrangementet én time langt.
Du kan nå velge at siden til et ferdig arrangement skal sende besøkende videre til en annen adresse — for eksempel til neste års utgave eller til resultatlisten. Du bestemmer selv hvor lenge etter arrangementet omdirigeringen skal slå inn. Både nettsiden og appene forholder seg til innstillingen, og appene viser en tydelig melding om at arrangementet er over.
Ga dere medlemmer 100 prosent rabatt på en billett, slo ikke prisen på 0 kroner inn — medlemmet fikk full pris likevel. Det er rettet, så en billett som er gratis for medlemmer nå faktisk blir gratis i påmeldingen.
Melder du på noen manuelt på et arrangement med betalt billett, blir plassen nå holdt av mens deltakeren betaler. Du ser hva som er ubetalt i deltakerlista, sender betalingslenke på nytt, eller frigjør plassen igjen hvis betalingen uteblir. Venteliste virker nå også på betalte billetter, slik at neste person på lista får tilbud når en plass blir ledig. Billettyper som er fulle er tydelig merket i påmeldingsdialogen.
Påminnelsen som sendes dagen før et arrangement, brukte teksten fra invitasjonen — så deltakerne fikk beskjed om at de var invitert til noe de allerede hadde meldt seg på. Nå står det riktig tekst. Deler flere mottakere samme e-postadresse, for eksempel foreldre til flere barn, sendes det dessuten bare én e-post i stedet for én per mottaker.
Har du flere profiler på kontoen din — for eksempel deg selv og barna dine — kan du nå velge hvilken profil som skal meldes på en utfordring. Påmeldingsknappen, statistikken, registrering av økter og fullføringsvisningen forholder seg til den valgte profilen, og har du meldt på noen men ikke alle, sier toppen av siden tydelig hvem som er med.
Slettet dere et arrangement, forsvant det også ut av deltakerstatistikken og fra profilkortene — så et medlem som faktisk hadde deltatt, kunne se ut som om det ikke hadde vært med på noe. Nå teller slettede arrangementer med igjen, og de er tydelig merket som slettet. Du kan også filtrere på slettede arrangementer i tidslinjen.